Vältä kokonaisarkkitehtuurin sudenkuopat osa 1: Kommunikoinnin puutteet

Törmäsin jokunen aika sitten listaan, jonka Gartner oli tehnyt pahimmista kokonaisarkkitehtuurin sudenkuopista. Kaikkihan ovat nähneet listoja projektimokista. Kun on jo nähnyt kokonais- tai yritysarkkitehtuurin luomista ja ylläpitoakin oikeassa elämässä, niin on törmännyt mokaan tai ongelmaan jos toiseenkin. Vaan kuinka välttää lankeamasta kuoppiin?
 
Osa listan kohdista oli kovin tutun näköisiä muistakin yhteyksistä. Vapaasti suomennettuna (http://www.gartner.com/newsroom/id/1159617):
1. Vääränlaisen pääarkkitehdin palkkaaminen
2. Riittämätön sidosryhmien ymmärrys ja tuki
3. Unohdetaan (liike)toiminnan ihmiset
4. Tehdään arkkitehtuuria vain teknologia-alustoittain
5. Tehdään täydellinen nykytilan kokonaisarkkitehtuuri ensin
6. Arkkitehtiryhmä tekee kaiken työn
7. Arkkitehtuurin vaikutusta ei seurata eikä mitata
8. Tehdään siiloarkkitehtuuria
9. Ei luoda kokonaisarkkitehtuurin hallintaa ajoissa
10. Ei käytetä tarpeeksi aikaa kommunikointiin
 
Jaoin sudenkuopat aihepiireihin, joista vaikeimman eli kommunikoinnin kimppuun käyn ensiksi.
 

1. Vääränlaisen pääarkkitehdin palkkaaminen

 
Tämä oli laitettu Gartnerin listassa pahimmaksi sudenkuopaksi. Tähän törmää heti, kun lähtee käynnistämään kokonaisarkkitehtuuritomintaa. Jonkunhan pitää lähteä tekemään sitä, mutta onko uuden henkilön palkkaamiseen edes varaa?

No, jos on varaa palkata pääarkkitehti, niin millainen on vääränlainen? No, hän voi olla kaikkitietävä teoreetikko, joka ymmärtää syvällisesti arkkitehtuurikehikot, mutta ei osaakaan kommunikoida ymmärrystään muille. Tai hän rakentaa muiden avustamana hienon taideteoksen, jota kukaan ei ymmärrä eikä osaa soveltaa käytäntöön. Hän voi olla myös ikuinen diskuteeraaja, josta on kyllä mukava keskustella asioista, mutta kun pitäisi tehdä päätöksiä, hän vetäytyykin ja ehdottaa puolen vuoden projektin perustamista.  Mutta millainen on oikeanlainen henkilö?
 
Kymmenkunta vuotta sitten olin kuuntelemassa Pekka Kähkipuron luonnehdintaa siitä, millaisia taitoja arkkitehdilla pitäisi olla. Silloin puhuttiin sovellus- tai järjestelmäarkkitehdista, mutta olennaisilta osiltaan nuo piirteet pätevät myös kokonaisarkkitehtiin. Keskeisenä taitona tulivat ihmisten kanssa toimiminen, kommunikointi ja opastustaidot, toki unohtamatta varsinaista substanssia eli kokonaisarkkitehtuurin osaamista. Pääarkkitehdinhan pitäisi innostaa ja johtaa ihmisiä, jotka tekevät kokonaisarkkitehtuurityötä. Tätä tarvitaan varsinkin, kun alkuvaiheessa on hyvä muistaa, että positiiviset tulokset eivät tule heti, vaan kyse on pitkästä ponnistuksesta. Olen verrannut kokonaisarkkitehtuurin rakentamista maratoniin – oikea voimien jako on oleellista. Hänen pitää uskaltaa tehdä päätöksiä – toki sen jälkeen, kun on kuunnellut muita ja saanut faktat käsiinsä.
 

Taklaus:

 
Hae siis ihminen, joka hallitsee paitsi asian, myös sen välittämisen muille ja joka toimii kokonaisarkkitehtuurin puolestapuhujana ja –toimijana.
 
Vaan tarvitseeko tällaista palkata uutena? Jos organisaatiosi on pieni, niin järkevintä on yhdistää pestejä. Käytännössä olen huomannut, että useissa organisaatioissa laatupäällikön rooli on samantyyppinen. Jos siis laatupäällikkö löytyy, voisiko hänen taitojaan kartuttaa? Kurssien käymisen lisäksi hyvänä apuna on kokeneen kokonaisarkkitehdin käyttö mentorina. Pääarkkitehdin ei tarvitse osata kaikkia osa-alueita syvällisesti, vaan isoin työ on koordinoinnissa ja kommunikoinnissa. Tällöin tietysti eri osa-alueiden osaaminen pitää löytyä muista ihmisistä – toiminnankehittäjät liiketoiminta-arkkitehdeiksi ja tietoarkkitehtuuriin mukaan, tietohallinnon puolelta sitten osaajat tietojärjestelmäarkkitehdeiksi ja teknologia-arkkitehdeiksi.
 
Toinen juttu on se, että isoin työmäärä pääarkkitehdilla on kokonaisarkkitehtuurin luomis- ja käynnistämisvaiheessa. Tällöin voi harkita kokonaisarkkitehtikonsultin käyttämistä työkuorman tasaamiseksi. Toisaalta kokemus ja tietynlainen rutinoituminen auttavat sopivan tarkkuustason ja tyylin valinnassa. Mutta muista silloin varmistaa, että hän tuo osaamisensa organisaation käyttöön siten, että osaamista siirtyy organisaation omille ihmisille. Yhdessä työskennellen laaditut mallit toimivat esimerkkeinä ja samalla organisaation oma väki on oppinut käytännössä kokonaisarkkitehtuurin laatimista. Organisaatiolla itsellään on omistajuus ja vastuu sisällöstä, joka tulee oman toimialan tuntemisen kautta.
 

2. Riittämätön sidosryhmien ymmärrys ja tuki

 
Keitä ovat nämä sidosryhmät? Itse asiassa kaikki arkkitehtiryhmän ulkopuoliset ihmiset – siis työntekijät, esimiehet ja ennen kaikkea organisaation johto. Tiedottaminen uutiskirjeissä ja intrassa ei riitä alkuunkaan. Suurimmalle osalle jo termi ’kokonaisarkkitehtuuri’ on vieras ja siitä tulee ensimmäisenä mieleen jotakin teknistä juttua. Luuletko, että ylin johto tulee kuuntelemaan innolla puolen päivän koulutusta, jonka nimenä on Kokonaisarkkitehtuurin yleiskuva? Joku voi tullakin, mutta suurin osa toteaa, että ei tuollaiseen ole aikaa. Ja jos kokonaisarkkitehtuurityölle ei saada johdon tukea, niin edessä on aika toivoton urakka.
 

Taklaus:

 
Kokonaisarkkitehtuurityön alkuvaiheessa on syytä kertoa sidosryhmille, mitä kokonaisarkkitehtuuri on ja miksi lähdemme sitä tekemään. Puhu sidosryhmille heidän omalla kielellään ja tavallaan. On syytä kertoa, ettei tuloksia synny sillä sekunnilla, vaan kyse on pitkäjänteisestä työstä – tyypillinen aikajana on 3-5 vuotta.  

Ylimmälle johdolle pitää pystyä avaamaan kokonaisarkkitehtuurin merkitys ja edut 15 minuutissa – sen verran yleensä saa aikaa johtoryhmän kokouksessa maksimissaan. Siinä ei montaa kalvoa esitetä, eikä puhuta teknistä jargonia. Tässä tarvitaan siis liiketoiminnan ymmärrystä ja taitoa käyttää johdon termejä kokonaisarkkitehtuurin selittämiseksi. 

Kun työtä on jo jonkin verran tehty ja tuloksia saatu nykytilasta ja sen haastepaikoista, kannattaa analysoida, mitä nämä haasteet merkitsevät kustannuksina. Johdolla on usein strategian tai toiminnan suunnittelupäiviä – sinne on hyvä ottaa yhdeksi aiheeksi kokonaisarkkitehtuurissa saavutetut tulokset ja päätöksentekoa vaativat kohdat, sillä sehän on ’kokonaisvaltaista toiminnan kehittämistä’. Kun vielä painotetaan, että kyse on strategialähtöisestä kehittämisestä, niin eiköhän ala kiinnostaa. Varsinkin kun siitä on taloudellista hyötyä.
 
Tavalliset työntekijät pitää ottaa mukaan työhön, sillä ideanahan on sujuvoittaa työntekoa. Nimittäin niin tapahtuu, kun kokonaisarkkitehtuuri saadaan toimimaan. Kun työntekijät pääsevät itse osallistumaan, se sitouttaa heitä paremmin yhdessä suunniteltuun tavoitetilaan.  Eihän kokonaisarkkitehtuuri toki kaikkia ongelmia ratkaise – sellaista viisasten kiveä ei ole vielä keksitty.
 
Ja tässä kaikessa taas pääarkkitehdin rooli on tärkeä – hän antaa kasvot kokonaisarkkitehtuurille.
 

10. Ei käytetä tarpeeksi aikaa kommunikointiin

 
Viimeisenä kohtana oli tämä melkein kaikissa mahdollisissa sudenkuoppalistoissa esiintyvä asia. Liian usein käy niin, että jossain henkilökuntatilaisuudessa vain kerrotaan, että nyt aloitetaan kokonaisarkkitehtuurityö ja sitten ehkä parissa uutiskirjeessä mainitaan jotakin. Ei toimi, ei.
 
Itse asiassa olen käytännössä törmännyt jopa tilanteisiin, jossa kokonaisarkkitehtuurille oli perustettu omat intran sivut, ja siellä oli paikka yhteiskäyttöisille kuvauksille ja komponenteille, mutta… Kyseisellä sivulla ei ollut juuri mitään. Ja kun kyselin pääarkkitehdilta tästä, niin hän kertoi, että kuvaukset ovat arkkitehtien omilla koneilla!! Miten ihmeessä yhteiskäyttöisyyttä saadaan tällä tavoin aikaiseksi??? Eli jopa arkkitehtiryhmän sisällä kommunikointi ei toiminut.
 

Taklaus:

 
Projektisuunnitteluun kuuluu kommunikointisuunnitelman tekeminen. Ja missä tahansa isommissa hankkeissa tai asioissa mietitään etukäteen, miten ja kuinka usein asiasta tiedotetaan. Miksei siis tässäkin? Laatikaa yhdessä liiketoimintajohdon kanssa kokonaisarkkitehtuurille mahdollisimman konkreettinen kommunikointisuunnitelma.
Kommunikointisuunnitelmaan kuuluvat kaikki tiedotuskanavat ja niiden käyttö ja tiheys. Muista, että myös erilliset esittelyt ja henkilöstö- tai johdonpäivien briifaukset kuuluvat tämän piiriin. Kommunikointisuunnitelman yhteydessä kannattaa myös suunnitella koulutusta tai perehdytystä kokonaisarkkitehtuuriin ja kenelle eri tilaisuudet on suunnattu.
 
Kommunikointi ei ole vain tiedottamista, vaan se on kaksisuuntaista. Suunnittele siis myös palautekanavat ja miten palautteet käsitellään. Palautekanavia voi olla erilaisia: säännöllisesti pidetyt ”käyttäjäpäivät”, keskustelupalstat ja postilaatikot. Tärkeintä näissä kaikissa on, että kukin niistä on vastuutettu yhdelle tai useammalle henkilölle, jonka pitää reagoida palautteisiin nopeasti. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin, että lähettäjän tärkeä palaute katoaa bittiavaruuteen eikä mitään tapahdu. Palautteen saaminen oikeasta elämästä ja siitä, kuinka kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueet toimivat, on ratkaisevan tärkeää kokonaisarkkitehtuurin jalkautumiselle ja sen saamiseksi aidosti toiminnan osaksi.
 

Muista, että naamakkain (face-to-face) kommunikointi on tutkitusti kaikkein tehokkain ja laajakaistaisin kommunikointitapa! Se antaa myös kasvot kokonaisarkkitehtuurille.

Kuulet näistä asioista lisää Coalan kurssilla! http://www.coala.fi/palvelut

Lisää ajankohtaisia